الدورة المستندية للمبيعات
ما هي الدورة المستندية للمبيعات؟
تعتبر الدورة المستندية للمبيعات جزءًا حيويًا في العمليات التجارية والمحاسبية للشركات، فهي العملية الأولى في الدورة المحاسبية، حيث تهدف إلى توثيق وتسجيل جميع المستندات والعمليات المتعلقة بعمليات البيع. يتم خلال هذه الدورة تتبع عمليات البيع منذ إصدار المستندات اللازمة وصولاً إلى إدارة المبيعات والمخازن وعمليات الشحن.
تحافظ الدورة المستندية الصحيحة على السجلات الخاصة بمبيعات الشركة، بالإضافة إلى الحفاظ على حقوق أصحاب المشاريع والمشترين والعملاء مع الشركة مالياً، وتعتبر الدورة المستندية للمبيعات أيضاً مصدراً مهماً للرقابة الداخلية على الأعمال المالية والإدارية لقسم المبيعات بشكل خاص والقسم المالي بشكل عام.
هل الدورة المستندية للمبيعات تختلف من شركة إلى أخرى؟
تختلف الدورة المستندية للمبيعات من شركة إلى أخرى بناءً على حجم الشركات وحجم إدارة المبيعات، فعلى سبيل المثال، إذا كانت حجم الشركة كبيرًا، فستأخذ دورة المبيعات شكلها الكامل، وسيكون هناك أكثر من شخص مسؤولا عن البيع وعن تقديم عروض الاسعار وسيكون هناك قسم خاص بالتعاقدات وهكذا وفى أغلب الأحوال يعمل قسم المبيعات بسيستم معين او على الأقل سيشمل على برنامج إدارة المخازن في الشركة.
أهمية الدورة المستندية للمبيعات
للدورة المستندية للمبيعات أهمية كبيرة، فهي:
- تسمح بفهم ومتابعة جميع مراحل عمليات البيع، بدءًا من إصدار المستندات اللازمة وصولاً إلى عمليات الشحن والتوزيع.
- تقوم بتوثيق جميع التفاصيل والبيانات المتعلقة بعمليات المبيعات، مما يسهل الرجوع إليها في المستقبل عند الحاجة. هذا يضمن دقة وشفافية السجلات.
- تسهم في تعزيز جهود الرقابة على مبيعات الشركة. يمكن استخدام المعلومات الموثقة للتحقق من مدى امتثال العمليات للسياسات والإجراءات المعتمدة.
- توفر معلومات دقيقة وموثوقة تساعد الإدارة على اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بعمليات المبيعات وتخطيط المستقبل.
- يمكن للشركة الامتثال للقوانين واللوائح المالية والضريبية والتجارية بشكل أفضل.
مراحل الدورة المستندية للمبيعات
هناك مراحل متعددة للدورة المستندية للمبيعات، منها:
استلام طلبات العروض
تبدأ هذه المرحلة باتصال العميل على قسم المبيعات في الشركة، ويطلب منهم تقديم عروض وأسعار لمجموعة معيّنة من المنتجات والخدمات التي تقدمها الشركة، وغالباً ما يقوم قسم المبيعات بالرد على العملاء بالبريد الإلكتروني عبر رسالة رسمية تحتوي كافة المنتجات بمواصفاتها وأسعارها.
تقديم عروض الأسعار للعملاء
بعد إعداد عروض الأسعار، يقوم قسم المبيعات بتقديمها للعملاء. تحتوي هذه العروض على تفاصيل المنتجات أو الخدمات المعروضة مع أسعارها كما يعمل قسم المبيعات على إعداد تصاميم جذابة تحتوي المنتجات المعروضة، بالإضافة إلى تقديم عروض أسعار معقولة ومميزة، وذلك بعد دراستها بشكل جيد من قبل الإدارة وقسم المبيعات في الشركة.
قبول العروض
بعد إرسال عروض الأسعار للعملاء الذين يرغبون بالحصول على منتجات وخدمات الشركة، يرسل العملاء الذين يقبلون عروض الأسعار موافقتهم على العروض، وبالتالي تبدأ مرحلة البيع الفعلي، خاصة إذا كان المنتج متاحاً بالكميات التي يرغب فيها العميل.
إصدار أوامر البيع
عندما يتم قبول العروض ويكون المنتج متوفرا بالكميات المطلوبة، يتم إصدار أوامر البيع التي تمثل التعهد بتوفير المنتجات أو الخدمات لإدارة المخزون، أو إدارة المستودعات في الشركة، وفي غالب الشركات من يصدر أوامر المبيع هو مدير المبيعات في الشركة، كما يتوافر العديد من نماذج أوامر البيع التي تصممها الشركات وفقاً لطبيعة عملها ومنتجاتها التي تعرضها للعملاء.
إصدار إذن الصرف
يمثل إذن الصرف موافقة إدارة المستودع أو المخزن على صرف الكميات المذكورة في أمر البيع المرسل من قسم المبيعات. فإذن الصرف هذه بمثابة تصريح من قبل مدير المستودع بصرف الكميات المكتوبة، وبالمبالغ المقررة، وبالتالي يتم إصدار الفواتير للعملاء بناءً على أمر البيع وتصريح المستودعات أيضاً.
إصدار الفواتير
يتم إصدار الفواتير للعملاء من قسم المبيعات أو المستودعات بناءً على الأوامر التي تم إصدارها وإذن الصرف. تحتوي الفواتير على تفاصيل الصفقة والأسعار والكميات.
التوجيه المحاسبي
تتولى الإدارة المالية للشركة تحديد محاسب العميل، والذي يتمثل دوره الأساسي في إصدار الفواتير وإثباتها في شكل قيد محاسبي يومي، وبالتالي يقوم محاسب الشركة بإدخال المعاملة على دفتر المحاسبة اليومي، وبالتالي معالجتها ضمن محاسبة المخزون، سواء كان بطريقة الجرد اليدوي، أو طريقة الجرد المستمر.
تعد الدورة المستندية للمبيعات عنصرًا أساسيًا في الأعمال التجارية والمحاسبية. إن فهمها وتطبيقها بشكل دقيق يساهم في تحسين أداء الشركة ومراقبة عمليات البيع بشكل فعال. لمعرفة المزيد عن الدورة المستندية للمبيعات، قم بالتواصل مع شركة AHG للمحاسبين القانونيين، أفضل مكتب محاسبة ومراجعة وضرائب في مصر.