الخطة التشغيلية
ما هي الخطة التشغيلية؟
الخطة التشغيلية هي خطة تفصيلية توضع من قبل المؤسسة من أجل تحقيق الرؤية والأهداف البعيدة للشركة، وتهتم الخطة التشغيلية بالمهام اليومية، وتحدد وفقًا لهذه الخطة المهام والأشخاص المنفذين ووقت وموعد التنفيذ إضافة لتخصيص الموارد المادية والبشرية لتحقيق المهام قصيرة المدى ومعرفة المخاطر المحتملة وطرق إدارة المخاطر دون التأثير على سير الخطة الاستراتيجية للمؤسسة.
أنواع الخطط التشغيلية
هناك عدة أنواع من الخطط التشغيلية، منها:
الخطة التشغيلية للاستخدام غير المتكرر
يتم إنشاء هذا النوع بغرض تحقيق أهداف مشروع ما لمرة واحدة فقط، لا تتكرر هذه الخطة بعد الانتهاء منها، كما تتضمن تفاصيل دقيقة عن المشروع المطلوب تحقيق أهدافه.
الخطة التشغيلية المستمرة
هذه الخطة هي عبارة عن مجموعة من الأعمال والأهداف التي يجب تحقيقها بصورة دورية للحفاظ على أداء المؤسسة أو المشروع وهي من الخطط الملائمة للمؤسسات التجارية الهادفة للربح.
الخطة التشغيلية المتجددة
هذا النوع يتم تجديده كل حين بما يلائم تغيرات الظروف المحيطة بالأعمال، مثل تغيرات الأسعار أو إقبال الجمهور على الشراء أو ما شابه، وهي تهدف لتفادي الخسائر وتعزيز الأرباح عبر اغتنام الفرص.
الخطة التشغيلية للقسم
هذا النوع هو عبارة عن خطة ثابتة يسير عليها قسم معين داخل المؤسسة، بحيث يتم تحديد الخطوات الواجب تنفيذها مع توضيح الهدف من تنفيذ الخطة بمراحلها، ومتابعة تقدم القسم في التنفيذ.
الخطة التشغيلية للمشروع
تستخدم هذه الخطة حينما يكون المشروع المقصود جزء من استراتيجية أكبر، وحينها يراد تحقيق الأهداف الاستراتيجية الكبرى بالاعتماد على إنجاز المهام وتخطيط كل التفاصيل التي تساهم في نجاح المشروع.
أهداف الخطة التشغيلية
هناك أهداف للخطة التشغيلية، منها:
- قياس مدى قابلية خطط المؤسسة واستراتيجياتها للتنفيذ، منعًا لفشلها العائد إلى تحديد الأهداف دون التأكد من القدرة على تنفيذها.
- دراسة الميزانية المتاحة للشركة، وهل يمكن أن تساعد على تحقيق الأهداف أم لا، مع مقارنتها بالأعوام السابقة لقياس مدى نموها وكيف تم استخدامها قبلًا.
- قياس إمكانية تحقيق المهام خلال الوقت المحدد بشكل واقعي مع تضمين العوامل التي تمنع نجاح المهام لدراسة طريقة تخطيها أو التغلب عليها.
- دراسة وضع الفريق في المؤسسة، هل لديهم الخبرة والمهارة اللازمة للعمل وتقديم ما يتم طلبه منهم على المستوى الملائم أم لا.
- معرفة مدى قدرة المؤسسة على الوصول إلى المعلومات التي تحتاج إليها لتنفيذ المهام وتحقيق الأهداف.
- تحديد البدائل التي يمكن اعتمادها لتحقيق الأهداف بشكل أسرع أو أقل تكلفة من حيث الوقت والمال.
أهمية الخطة التشغيلية
الخطة التشغيلية لها أهمية كبيرة، فهي:
تدعم الخطة الاستراتيجية
عند وجود مجموعة من الخطط التشغيلية في المؤسسة، سيسهل تحقيق أهداف كل قسم على حدة. بذلك يمكن تحقيق الأهداف الكبرى للمؤسسة بشكل جزئي موزع على الأقسام، هكذا يسعى كل قسم لتحقيق المهام المترتبة عليه ومعرفة مدى الإنجاز الذي تم تحقيقه من كل قسم فيما يتعلق بالخطة الاستراتيجية للمؤسسة.
تقسم عملية التخطيط
بدلاً من وجود إدارة موحدة للتخطيط في الشركة المتمثلة بالإدارة العليا، فالتخطيط التشغيلي سيجعل من كل رئيس قسم أو حتى من كل موظف مشاركًا في عملية التخطيط، أي أن المسؤولية لن تعد محصورة بالقيادة العليا فقط، وإنما سيشعر كل فرد من المؤسسة أو المشروع أنه مسؤول عن جزء من نجاح هذه المؤسسة.
توضح التقصير على وجه الدقة
في كثير من الأحيان يمكن أن تعمل بعض الأقسام بشكل ممتاز مع وجود أخطاء في أقسام أخرى، وفي هذه الحالة لن يتم معرفة التقصير عند قياس نجاح الخطة الاستراتيجية. أما في حال وجود تخطيط تشغيلي سيعرف كل قسم مهامه ومدى تقدم القسم بمعزل عن الأقسام الأخرى، مما يعمل على معرفة نواحي التقصير داخل المؤسسة وإمكانية تدارك الأخطاء.
كيف يتم إعداد الخطة التشغيلية؟
هناك خطوات يجب اتباعها من أجل إعداد الخطة التشغيلية، منها:
اطلع على الخطة الاستراتيجية
لا يتم إنشاء الخطط التشغيلية دون معرفة الأهداف المعقدة وطويلة المدى التي تسعى الشركة إلى تحقيقها، لذلك تأكد من أن خطتك الاستراتيجية فعالة، وأن كل موظفي قسمك قد اطلعوا عليها وأدركوا ما يُراد تحقيقه من أهداف من خلالها.
حدد الأهداف المتعلقة بقسمك
تخير الأهداف التي ينبغي على القسم تحقيقها وابدأ بتعريف الموظفين بها بأبسط شكل ممكن، مع التأكد من اختيار الشخص المناسب للمهمة المناسبة، وتحديد وقت منطقي لإنجاز كل مهمة، بحيث لا يؤدي التعثر في أداء مهمة ما إلى تراكم مهمات أخرى تثقل كاهل الموظف وتُفقده القدرة على المواصلة.
تابع مؤشرات الأداء
مؤشرات الأداء في أي شركة تنقسم إلى نوعين، التنبؤية والمتأخرة، فعليك متابعة مؤشرات الأداء التنبؤية، لأنها تمكنك من رؤية أي أخطاء في الخطة وتعديلها سريعًا، أما المؤشرات المتأخرة فهي لا تُقاس إلا بعد انتهاء تنفيذ الخطط.
استخدم الموارد بشكل ملائم
ضع الموارد البشرية التي تمتلكها في الأماكن الصحيحة، وكذلك الأمر بالنسبة للموارد المالية وغيرها، وذلك بالشكل الذي تراه ملائم للخطة المطلوبة.
ضع ميزانية شاملة
الميزانية التي يتم تغطية كل الجوانب من خلالها مطلوبة للحفاظ على التقدم في إنجاز المهام، لذا تأكد أن تغطي ما تحتاجه من موارد وما يطرأ لك من احتياجات، وادرس قنوات إنفاقك بوعي لمنع إهدار الموارد المالية.
اجعل تواصلك فعالًا
لا تضع للموظف أوامر معينة ليتبعها بدون مناقشة المطلوب معه، لأن من يعمل بوعي أفضل ممن يعمل لمجرد مسؤوليته عن العمل، لذا يجب أن يدرك الموظف ما يُراد تحقيقه من هذه المهام وطرق تنفيذها الصحيحة.
لا تهمل التقارير
على الرغم من أن التقارير الخاصة بالخطة التشغيلية ليست رسمية إلا أنها ضرورية لمتابعة ما تم إنجازه ومدى التقدم في الخطة، كما أنها مفيدة حين اطلاع الإدارة العليا عليها لتوضيح مدى النجاح في التنفيذ أو تسليط الضوء على جوانب معينة يراد استغلالها بصورة أفضل أو أخطاء يجب تصحيحها.
ما هو الفرق بين الخطة التشغيلية والخطة الاستراتيجية؟
هناك فروق جوهرية بين الخطة التشغيلية والخطة الاستراتيجية سنوضحها في الجدول التالي:
وجه المقارنة | الخطط الاستراتيجية | الخطط التشغيلية |
التعريف | خطط كبيرة تضعها الإدارة العليا للمؤسسة لتحقيق أهداف طويلة المدى. | خطط تضعها الإدارة لكل قسم بشكل منفصل بهدف تحقيق أهداف صغيرة وقصيرة المدى. |
الفترة الزمنية | تضع أهداف لتحقيقها خلال 3 إلى 5 سنوات. | لا تتخطى أهدافها العام الواحد. |
تركيز الخطة | تركز على التخطيط الاستراتيجي الشامل للمؤسسة ككل. | تركز على إمكانية تحقيق الأهداف الصغيرة لكل قسم على حدة. |
وضع الخطة | الإدارة العليا هي من تضع الخطة. | قيادات الأقسام أو الرئيس التنفيذي هي من تضع الخطة. |
الميزانية | تخطط على نطاق الشركة بالكامل ولا تكون مجزأة. | تخطط وفقًا للميزانية المخصصة للقسم وحده. |
إعداد التقارير | تتطلب تقارير رسمية منظمة ربع سنوية وسنوية. | لا تتطلب تقرير رسمي، بل يجب فقط تسجيل ما تم إنجازه يوميًا أو شهريًا لقياس التقدم. |
التفاصيل | لا تعتبر تفصيلية بل توضع فيها الخطوط العريضة فقط. | تستلزم تحديد أدق التفاصيل للمهام المطلوبة وكيفية أدائها والوقت المطلوب لإنجازها. |
والآن قد علمتم كل ما يخص الخطة التشغيلية. لمعرفة المزيد، يمكنك التواصل مع شركة AHG للمحاسبين القانونيين، أفضل محاسب قانوني في مصر.