دفترة الحسابات
دفترة الحسابات هي عملية تسجيل وتوثيق جميع العمليات المالية التي تقوم بها الشركة أو المؤسسة بشكل دقيق ومنتظم، ويتم إستخدام هذا السجل لتسجيل وتتبع الإيرادت، والمصروفات، والأصول، ورأس المال. وعلى الرغم تقدم مجال المحاسبة ودخول الكثير من التقنيات الحديثة إلا أن مفهوم دفترة الحسابات أو Accounting ledger، مازال موجودًا، بل أنه يعد أحد الركائز الأساسية لنجاح الشركات والمؤسسات، وتساعد دفترة الحسابات الشركة على تتبع وفهم أكثر وأعمق للعمليات المالية التي تقوم بها.
وتعتبر دفترة الحسابات من الأمور التي يجب أن يدركها ويركز عليها كل رائد أعمال أو صاحب شركة ناشئة، فمع البدء في تأسيس الشركة قد تكون العمليات المالية بها محدودة بحيث يمكن إدارتها من خلال شخص واحد والذي غالباً ما يكون هو مؤسس الشركة، ولكن ما أن تبدأ الشركة في النمو والتوسع إلا وستصبح هذه العملية معقدة للغاية، وسيصعب إدارتها بدون محاسب متخصص في الدفترة، ولذلك تتبر دفترة الحسابات من أهم الأمور التي يجب على كل مؤسس شركة أو رائد أعمال أن يدرك أهميتها، حيث أنها تساعد الشركة على النمو والتوسع وضمان الإمتثال للوائح والقواعد التنظيمية.
قد يهمك أيضًا: شرح قائمة الدخل المحاسبية بالتفصيل
ما الفرق بين دفترة الحسابات والمحاسبة؟
شتان الفرق بين دفترة الحسابات والمحاسبة، فلكل منهما أمور مختصة تقوم بالتركيز عليها، وقد قمنا بتلخيص هذه الفروقات في السطور القليلة القادمة، وإليك أبرزها:
دفترة الحسابات
مصطلح دفترة الحسابات والذي قد يُعرف أيضًا بمصطلح مسك الدفاتر (Book Keeping)، وهو يشير إلى تسجيل العمليات والبيانات المالية بشكل دقيق ومنظم ومنتظم، لذلك فهو يقوم بالتركيز على جمع وتوثيق البيانات المالية (الإيرادات، المصروفات، المبيعات، المشتريات)، والهدف من ذلك هو توفير سجل منظم ودقيق لجميع المعاملات المالية لكي يتم إستخداها لاحقًا في المحاسبة.
المحاسبة
بينما المحاسبة هي عملية تحليل البيانات المالية التي تم تسجيلها وحفظها بالفعل، من أجل فهم وتقييم الوضع المالي للشركة أو المؤسسة، وبهدف تقديم تقارير وإرشادات مالية وإدارية. وهي تشمل عدة مراحل مثل: (القياس، والتحليل، والتقرير).
أهمية دفترة الحسابات
- تنظيم العمليات المالية: تسهيل تسجيل العمليات وترتيبها.
- الشفافية والمصداقية: ضمان دقة المعلومات المحاسبية.
- إعداد التقارير المالية: مثل قائمة الدخل والميزانية العمومية.
- الامتثال القانوني: الالتزام بمتطلبات القوانين الضريبية والتنظيمية.
قد يهمك أيضًا: ما هي المحاسبة الضريبية وأنواعها وأهم مبادئها
كيفية مسك الدفاتر المحاسبية
وكما أوضحنا في الفقرات السابقة أهمية عملية الدفترة، حيث يتم إستخدام بياناتها فيما بعد في العمليات المحاسبية، فإليك مجموعة من أهم النصائح التي يجب مراعاتها عند القيام بدفترة الحسابات:
- الإحتفاظ بسجلات جميع المدفوعات
حيث يجب الإحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع المدفوعات، بغض النظر عما إذا كانت هذه السجلات يدوية أو إلكترونية، فالهدف في النهاية هو تسجيل جميع المدفوعات بكافة تفاصيلها، مثل التاريخ، والمبلغ، والوصف، بالإضافة إلى طريقة الدفع.
- تحديد أسلوب المحاسبة
يجب أن يقوم صاحب العمل بتحديد أسلوب المحاسبة الذي يناسب النشاط التجاري، فعلى سبيل المثال يجب أن يقوم بالإختيار ما ذا كانت المحاسبة في الشركة ستقوم على أساس الاستحقاق، أو المحاسبة النقدية، حيث سيمثل هذا الإختيار الأساس الذي سيقوم عليه قسم المحاسبة في الشركة أو المؤسسة.
حيث أن المحاسبة على أساس الاستحقاق تعتمد على تسجيل الإيرادات والتكاليف عند تحققها بشكل فعلي، بغض النظر عن تاريخ التحصيل أو السداد.
بينما تعتمد المحاسبة النقدية على تسجيل الإيرادات والتكاليف عند التحصيل الفعلي فقط.
والجدير بالذكر أنه ينبغي أيضًا أن يكون الأسلوب متوافقًا مع المتطلبات المحاسبية المحلية، وأن يساعد على تتبع الإيرادات والمصروفات بشكل فعال.
- الالتزام بالمواعيد النهائية
إذ يعتبر الإلتزام بالمواعيد النهائية للسداد أو التحصيل أمرًا أساسيًا وحاسمًا وخاصةً للشركات الصغيرة، ولذلك يجب الحرص الدائم على سداد إلتزامات الشركة في الموعد المقرر لها، وكذلك يجب إتخاذ مواقف حاسمة مع العملاء الذين يتأخرون عن السداد، وذلك من أجل الحفاظ على التدفق النقدي المستمر في الشركة، وكذلك تسهيل عملية المراجعة والتدقيق، حيث يتم تسجيل المعاملات المالية في الوقت المناسب،ويتم ترتيبها وفقًا للتاريخ.
- إدارة النفقات والتكاليف
ويكون ذلك من خلال تسجيل كافة النفقات وعمل قوائم لها بتصنيفاتها، ومتابعة هذه النفقات بشكل مستمر والحرص الدائم على تقليل ما هو غير ضروري منها.
- ترتيب الكشوفات البنكية والفواتير
وهي عملية تنظي السجلات المالية والكشوفات البنكية والفواتير بشكل منظم وبتسلسل زمني، ومرتبة ترتيب زمني دقيق وفقًا للتواريخ، حتى يسهل العثور على أيًا منها قت الحاجة، وتجنب الحاجة إلى دفع مصروفات إضافية لمحاسب حتى يقوم بهذا العمل.
وكذلك من المهم الاحتفاظ بملفات منفصلة لفواتير الشراء سواء كانت مدفوعة أو غير مدفوعة، وترتيبها ترتيبًا أبجدياً حسب إسم المورد، إذ يساعد ذلك على تتبع الإلتزامات المالية والتأكد من سداد الفواتير في وقتها المحدد.
- استخدام برامج المحاسبة المتقدمة
يمكن الإستفادة من أحد البرامج المحاسبية المتقدمة والتي ستسهل من عملية الدفترة وتسجيل المعاملات المالية.
- إنشاء التقارير المالية باستمرار
ويعد إنشاء التقارير المالية بشكل دوري ومستمر أحد أفضل الطرق من أجل متابعة العمليات المالية للشرك، ويُفضَّل أن يتم عمل هذه التقارير شهريًا، إذ يمكن أن تشمل هذه التقارير البيانات المالية الأساسية، مثل: قائمة الدخل، والميزانية العمومية، بالإضافة إلى التدفقات النقدية.
الملخص
وهكذا نكون قد تعرفنا على أهم ما يخص دفترة الحسابات، لمعرفة المزيد، يمكنك التواصل مع شركة AHG للمحاسبين القانونيين، أفضل محاسب قانوني مصري.
إذا كنت في حاجة إلى أي خدمات ضريبية أو استشارات ضريبية ، فلن تجد أفضل من AHG Legal Accountants. يتمتع كل من فرقنا بخبرة واسعة في هذا المجال وستوفر لك أفضل الخدمات بطريقة احترافية. لا تتردد في الاتصال بنا اليوم ، نحن دائمًا في انتظار تلبية طلبك، فإتصل بنا!
