الدورة المستندية للمخازن هي عملية طلب المنتجات والسلع والأدوات من الموردين، والحصول عليها والكشف عنها وتخزينها في المخازن، ثم صرفها وبيعها، وهذه الدورة يشترك بها عدة جهات داخل وخارج المؤسسة كما تمر بمجموعة من المراحل، تبدأ من القسم الذي يرغب بمنتجٍ ما، ثم قسم إدارة المشتريات، ثم إدارة المخازن، وأخيرًا الموردين البائعين لهذا المنتج.
مراحل الدورة المستندية للمخازن
تبدأ الدورة المستندية للمخازن بتحليل الاحتياجات وتنتهي بالدفع وحفظ السجلات. وأثناء ذلك، يتم إنشاء أمر شراء أو دفع ثمن السلع مباشرة، أو طرح مناقصات لتشجيع المنافسة والحصول على أفضل العروض من حيث السعر المعروض من الموردين. وبعد إتمام عملية الشراء يأتي تخزين السلع أو التصنيع في حالة المواد الخام يلي ذلك الصرف أي التوزيع والبيع.
عناصر الدورة المستندية للمخازن
تتمثل عناصر الدورة المستندية في:
• محضر الفحص والاستلام للبضاعة
يتطلب الأمر قبول الشحنة قبل ذلك، من أجل تجنب التلف واستعادتها إلى المورد، وأيضًا لتأكيد استلام الكمية المقبولة والاعتراف بجودتها.
• إذن الإضافة للمنتجات
تعبر هذه الوثيقة عن استلام المنتجات بشكل نهائي، وبواسطته يعلن المسؤول عن المخزن عن مسؤوليته عن المنتجات ابتداءً من هذا الوقت، وتحرير المورد من أية مشاكل في جودة المنتج التي تظهر بالفحص.
• إذن الصرف للمنتجات
في حالة إجراء عملية بيع مباشرة، يتم توفير إذن صرف. وفي حالة أن المخزون يتكون من مواد خام، سيتم إعادة إدخالها في دورة التصنيع لديك. يتم منح المستلم إذن صرف من قبل موظفيك.
• إذن المرتجع للمنتجات
عندما يرفض عميلك استلام المنتج أو يكتشف عيوب فيه، يجب عليك إصدار وثيقة تثبت عودة المنتج إلى متجرك.
أنواع الدورة المستندية للمخازن
للدورة المستندية للمخازن أنواع عديدة، منها:
الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات
الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات هي مجموعة من الإجراءات والخطوات التي بواسطتها تحصل الشركة على الأدوات والمنتجات التي تحتاج إليها، وتتمثل هذه الخطوات تباعًا في الآتي:
إرسال طلب شراء لقسم المشتريات.
المقارنة بين عروض الأسعار.
إرسال أمر التوريد.
الحصول على إذن الاستلام.
الحصول على فاتورة الشراء.
الدورة المستندية للمخازن في حالة البيع والصرف
يتعلق هذا النوع بعملية بيع وصرف البضاعة للتجار، وتتمثل الخطوات في الآتي:
ترسل الإدارة العامة أو ادارة المبيعات طلب إلى المخازن، يحمل الطلب جميع الأصناف التي يجب بيعها إلى طرف خارجي، بالإضافة إلى تاريخ الصرف واسم المستلم وتوقيعه.
ترسل إدارة المخازن إذن الصرف إلى الإدارة المالية، وتحتفظ بصورة منه.
تصرف الشركة البضاعة إلى المخازن الفرعية الخاصة بها، تمهيدًا لنقلها إلى الطرف الآخر.
الدورة المستندية للبضاعة التالفة والمرتجعة
تعتبر الدورة المستندية للبضاعة التالفة والمرتجعة المرحلة الأخيرة من مراحل الدورة المستندية للمخازن، التي تقوم على إعادة البضاعة التالفة والغير صالحة للاستخدام إلى المورد، وتتمثل إجراءاتها في الآتي:
يجمع أمين المخزن البضاعة التالفة ويصنفها ويسجلها في كشف الجرد الخاص بالشركة.
يرسل أمين المخزن هذا الكشف إلى مجلس إدارة الشركة والإدارة المالية، ويحتفظ بصورة منه.
يسجل أمين المخزن كل المعلومات المتعلقة بالبضاعة التالفة، مثل النوع والصنف وتاريخ الاستلام.
تبدأ إدارة المؤسسة بالتواصل مع الموردين لإرجاع البضاعة الغير مستخدمة.
الهدف من إعداد الدورة المستندية للمخازن
هناك أهداف عديدة من إعداد الدورة المستندية للمخازن، منها:
معرفة الأقسام المسؤولة عن كل خطوة من خطوات دورة المخازن، وما الخطوات التي تمس أكثر من إدارة سويًا، كالخطوات المتعلقة بمردودات المشتريات والتي يتعاون فيها قسمي المشتريات والمخزون.
وجود مستندات متسلسلة بكل خطوة من خطوات دورة المخازن، مما يقلل من فرص التهاون في الخطأ، ويجعل معرفة من ارتكب ماذا أسهل، أي تفعيل الدور الرقابي.
توكيل كل مجموعة من المستندات لموظف مسئول، مما يعلي من مستوى الرقابة ويرفع الأداء كذلك.
تتبع حركة كل مستند من إدارة لأخرى، لجعل مجلس الإدارة على دراية دائمًا بسير العمل.
توفير بيانات ومعلومة دقيقة وواضحة وعرضها في تقارير.
سهولة اتخاذ القرار نظرًا لوجود الوثائق والأدلة الكافية للحكم على كل خطوة من خطوات الدورة المستندية للمخازن.
توضيح العلاقات بين الإدارات المختلفة، يبيّن أسهل الطرق للتواصل ولنقل المستندات بشكل يقلل من عبء البيروقراطية والروتين، وهو ما يقلل التكاليف المهدرة في إدارة انتقال العمل بين إدارة وأخرى.
تحديد الأقسام المسؤولة عن الاحتفاظ بأصول مستندات معينة، والأقسام التي يحق لها الاحتفاظ بصورة من المستند فقط.
ما هي العلاقة بين الدورة المستندية للمخازن بالدورة المحاسبية؟
تعتمد الدورة المحاسبية على الإيصالات والفواتير التي تفيد بأن الشركة قد دفعت استحقاقات مالية، والدورة المستندية للمخازن تحصل على تلك الفواتير من الموردين، وهو ما يساعد في نجاح الدورة المحاسبية للمؤسسة.