القيد المفرد
ما هو القيد المفرد؟
القيد المفرد هو نظام محاسبي يعتمد على تسجيل المعاملات المالية في حساب واحد فقط لكل معاملة تجارية. يهدف هذا النظام إلى تبسيط عملية تسجيل المعاملات وتخفيض التكاليف والوقت المستهلك في المعاملات المحاسبية، بدلاً من استخدام نظام القيد المزدوج الذي يتطلب تسجيل المعاملات في حسابين متبادلين.
مزايا نظام القيد المفرد
للقيد المفرد العديد من المزايا، منها:
- يتم تسجيل كل صفقة مالية مرة واحدة فقط، إما كإيراد أو مصروف. على سبيل المثال، عند استلام النقد، يُسجل كإيراد، وعند دفع النقد، يُسجل كمصروف.
- يقدم النظام الفردي تفاصيل محدودة حول الصفقات المالية. وعادة ما يتضمن معلومات أساسية مثل التاريخ، ووصف الصفقة، والمبلغ المعني.
- على عكس النظام المزدوج الذي يستخدم حسابات رسمية مثل الأصول والالتزامات وحقوق الملكية، لا يتم الاحتفاظ بهذه الحسابات في النظام الفردي. بدلاً من ذلك، يستخدم غالبًا قائمة بسيطة لفئات الإيراد والمصروفات.
- بسبب عدم تتبع النظام الفردي للجوانب المزدوجة لكل صفقة، قد لا يوفر صورة كاملة ودقيقة للوضع المالي للشركة. وهذا يجعله غير مناسب للشركات الكبيرة والأعمال ذات النشاطات المالية المعقدة.
- يستخدم النظام الفردي غالبًا محاسبة على أساس النقد، حيث يُسجل الصفقات عند تبادل النقد بدلاً من عند استحقاق الالتزامات أو كسب الإيرادات.
عيوب نظام القيد المفرد
بينما يعتبر نظام القيد المفرد بسيطًا وسهل التنفيذ، إلا أنه يعاني من بعض القيود، خاصة بالنسبة للأعمال ذات النشاطات المالية المعقدة. قد لا يوفر المستوى المطلوب من التفصيل والدقة المطلوبة لإعداد التقارير المالية أو الامتثال لمعايير المحاسبة:
الأصول:
لا يتم تتبع الأصول، مما يسهل ضياعها أو سرقتها.
البيانات المالية المدققة:
من المستحيل إجراء عملية مراجعة وتدقيق للنتائج المالية للأعمال التجارية التي تستخدم نظام القيد المفرد، إذ يجب تحويل المعلومات إلى تنسيق القيد المزدوج حتى يتمكن المدقق من إجراء التدقيق.
الأخطاء:
من الأسهل بكثير ارتكاب أخطاء كتابية في نظام القيد المفرد، على عكس نظام القيد المزدوج الذي يجب أن تتطابق فيه إجمالي حسابات الدائن والمدين في القيود المنفصلة في الحسابات المختلفة.
الالتزامات/الخصوم:
لا يتم تتبع الخصوم أو الالتزامات، وبالتالي ستحتاج إلى نظام منفصل لتحديد موعد استحقاقها للدفع والمبالغ التي يجب دفعها.
التقارير:
لا يوجد سوى القليل من المعلومات المتاحة التي لا يمكن تحديد المركز المالي للشركة بناءً عليها، لذلك قد لا تكون الإدارة على دراية كاملة بأداء الشركة.
يستخدم نظام القيد المنفرد بشكل حصري في أنظمة المحاسبة اليدوية، حيث تستخدم جميع الأنظمة المحوسبة نظام الإدخال المزدوج بدلاً من ذلك.
كيف يمكن عمل وتسجيل القيد المفرد؟
هناك خطوات يجب اتباعها عند عمل وتسجيل القيد المفرد، منها:
1- حدد الحسابات التي تأثرت بالمعاملة المالية
يتضمن القيد طرفين فقط، طرف مستلم للأموال وطرف آخر أخرج المال. قد يكون الطرف الدائن الصندوق أو الحساب البنكي أو حساب العميل أو حساب الدائنون حسب الحالة، بينما الطرف المدين قد يكون حساب المشتريات أو رأس المال أو حساب المدينين وغيرها.
2- عرِّف صفة كل حساب
بعد تحديد الحسابات المتضمنة في المعاملة المالية، ينبغي تحديد الطرف الذي ينتمي إليه الحساب، بمعنى آخر “هل هو الدائن أم المدين؟”
3- عيِّن المبلغ المتداول
المعاملة المالية عبارة عن تبادل مبلغ مالي حدث بين طرفين. فما خصم من حساب المدين هو ما تتم إضافته في الحساب الدائن.
4- حدد صفة المبلغ
يُفضل بيان صفة المبلغ وسبب التبادل المالي. هل هو قسط؟ أم دفعة مقدمة؟ أم دفعة مؤخرة وغيرها من الحالات التي يمكن أن يتصف بها المبلغ.
5- املأ البيانات في الجدول أو النظام
سواء كنت تستخدم جداول إكسل أو نظام محاسبي رقمي، ابدأ في ملء البيانات التي جمعتها خلال الخطوات السابقة.
ما الفرق بين القيد المفرد والقيد المزدوج؟
يتناول القيد المزدوج المعاملة المحاسبية من خلال عرضها في شكل بيان مفصل ذو طرفين؛ طرف مدين وطرف دائن. أما القيد المفرد فيتابع تغير قيمة رصيد الحسابات الرئيسية من خلال متابعة طرف واحد. رغم سهولة القيد المفرد، إلا أنه نظام معرض إلى الخطأ بشكل أكبر، حيث تسجل المعاملة مرة واحدة فقط على عكس القيد المزدوج والذي يضمن أن تكون إجمالي حسابات الطرف المدين مساوية لحسابات الدائن في كل معاملة.
في حالة الأصول الثابتة، لا يمكن الاعتماد على هذا النظام لأنه يفتقد إلى الدقة ويسهل التلاعب في قيم الشراء أو الإهلاك. وكذلك التزامات تتطلب أنظم منفصل تتابع المبالغ المستحقة والديون التي قد تضيع على المدى الطويل. كما أن أغلب أنظمة المحاسبة الرقمية تتبنى نظام القيد المزدوج، حيث يسهل إدارته تلقائيًا وأدق بالمقارنة مع القيد المفرد. رغم ذلك، يحتاج القيد المزدوج إلى خلفية محاسبية قوية للحصول على نتائج دقيقة خالية من الخطأ.
والآن قد علمت كل ما يخص القيد المفرد ومزاياه وعيوبه وكيفية عمله وتسجيله. لمعرفة المزيد، يمكنك التواصل مع شركة AHG للمحاسبين القانونيين، أفضل محاسب قانوني في مصر.