شجرة الحسابات
شجرة الحسابات
شجرة الحسابات هي أداة أساسية في النظام المحاسبي لأي شركة أو مؤسسة، وهي عبارة عن مخطط هيكلي يعكس جميع الحسابات المالية المستخدمة في إدارة الأعمال.
يطلق عليها شجرة الحسابات نظرًا لأنها متفرعة على هيئة شكل شجري إلى عدة أقسام، تتضمن الحسابات الرئيسية، والحسابات الفرعية، والحسابات الثانوية، كل واحد منها يمثل مكون معين من الهيكل المالي للشركة.
أهمية شجرة الحسابات
لشجرة الحسابات أهمية كبيرة، فهي:
- أفضل طريقة لضمان تنظيم إجراءات البيانات الخاصة بالمحاسبة.
- تسهل جميع الإجراءات وتحافظ على الوقت المستغرق في عمليات التسجيل وإضافة حسابات جديدة أو حذف حسابات قديمة.
- تسهل عملية المراجعة المالية باستعراض الحسابات الرئيسية والفرعية.
- تسهل الوصول إلى كافة التفاصيل الخاصة بجزء معين من الحسابات، مثل الوصول إلى أجور الموظفين أو أجور موظفي إدارة معينة في غضون ثوانٍ قليلة.
- تدعم متخذي القرار بتسهيل عمليات المحاسبة الإدارية المتعلقة بالتنظيم والتخطيط المالي.
- تعتبر عنصر جذب للمستثمرين الجدد للمساهمة في الشركة.
- تساعد أصحاب الاعمال والمديرين في فهم وتتبع الأموال الصادرة والواردة من وإلى الشركة.
- توضح العمليات التي تمت بالشركة والتي يتم تنفيذها.
- تسهل الأمر على المحاسبين ومسئولي الضرائب.
- تعتبر مقياس لمدى نجاح أو فشل الشركة خلال فترة محاسبية ماضية.
- تمكن المسئولين من وضع خطط النمو المناسبة.
- تساعد على تحديد حجم الاستثمارات الإضافية المناسبة للشركة خلال الفترة القادمة.
- تمكن المسئولين من وضع الخطط المناسبة للسيطرة على الديون.
- تساهم بشكل غير مباشر على وضع خطط لترشيد الإنفاق، حيث توضح المواضع المتكررة لإنفاق الأموال مثل الصيانة والإيجارات وغيرها، فتمكن المسئولين من معرقة مدى إمكانية خفض الأموال المنفقة.
كيفية تصميم شجرة الحسابات
يتم إنشاء شجرة الحسابات على مرحلتين:
المرحلة الأولى: تحديد بنود مستويات الدليل المحاسبي الخاصة بالمؤسسة
يقوم أي دليل محاسبي على خمس حسابات رئيسية يتفرع منها بنود، ويتم تصنيف هذه البنود جميعًا على مستويات يتم تحديدها وفقًا لطبيعة المؤسسة. فتنقسم هذه المستويات:
المستوى الأول:
تضم الحسابات الرئيسية للدليل المحاسبي الأصول، والالتزامات، وحقوق الملكية، والإيرادات، والمصروفات، وهي الأساس الذي يتفرع عنه بقية البنود على مستويات عدة.
المستوى الثاني:
يضم هذا المستوى البنود الفرعية لبنود المستوى الأول، فالأصول تنقسم إلى أصول متداولة وأصول غير متداولة والالتزامات تنقسم إلى التزامات متداولة والتزامات غير متداولة وحقوق الملكية تنقسم إلى رأس المال والاحتياطيات والأرباح المحتجزة والمصروفات تنقسم إلى مصروفات إدارية مصروفات بيعيه ومصروفات تشغيلية والإيرادات تنقسم إلى إيرادات مبيعات وإيرادات متنوعة.
المستوى الثالث:
يضم هذا المستوى البنود الفرعية لبنود المستوى الثاني، فالأصول المتداولة تنقسم إلى أصول نقدية بأنواعها والعملاء والمخزون والأرصدة المدينة الأخرى والاعتمادات والأصول غير المتداولة تنقسم إلى أصول طويلة الأجل وأصول غير ملموسة واستثمارات والالتزامات المتداولة تنقسم إلى موردين وقروض قصيرة الأجل ومخصصات وأرصدة دائنة أخرى والالتزامات غير المتداولة تنقسم إلى قروض طويلة الأجل ومخصصات طويلة الأجل والتزامات ضريبية مؤجلة.
المستوى الرابع:
يضم هذا المستوى البنود الفرعية لبنود المستوى الثالث. فالأصول طويلة الأجل تنقسم إلى مبانٍ وآلات وسيارات والأصول غير الملموسة تنقسم إلى براءة الاختراع والشهرة والاستثمارات تنقسم إلى استثمارات في شركات شقيقة واستثمارات في شركات تابعة واستثمارات متاحة للبيع والعملاء ينقسمون إلى عملاء تجزئة وعملاء جملة أو عملاء محليين وعملاء دوليين.
المستوى الخامس:
يضم هذا المستوى البنود الفرعية لبنود المستوى الرابع، ويعتبر هذا المستوى تحليليًا لبعض بنود المستوى، وكلما كانت المستويات أكثر تحليلًا دل ذلك على دقة وتركيز شجرة الحسابات.
المرحلة الثانية: تكويد البنود
يقصد بتكويد البنود إعطاء كل بند رئيسي وفرعي رقمًا خاصًا به ولكن بطريقة منظمة. تعتمد طريقة التكويد على الترتيب، فتبدأ أولًا ببنود المستوى الأول وهي خمسة، فيحصل كل بند على رقم بدءًا من (1) حتى (5)، وذلك كما يأتي: بند الأصول يحمل الكود (1)، بند الخصوم يحمل الكود (2)، بند حقوق الملكية يحمل الكود (3)، بند الإيرادات يحمل الكود (4)، بند المصروفات يحمل الكود (5).
بعد ذلك ننتقل إلى بنود المستوى الثاني، فنبدأ أولًا بالبنود المتفرعة عن بند الأصول وهي بندان، فيحصل الأول على (1) والثاني (2) مع إضافة كود البند الرئيسي لهما (الأصول)، وذلك كالآتي: بند الأصول المتداولة، يحمل الكود (11)، بند الأصول غير المتداولة يحمل الكود (12).
التطور الحديث في شجرة الحسابات
مع التقدم التكنولوجي في البرمجيات المحاسبية، أصبحت شجرة الحسابات أكثر تطوراً ومرونة. تسمح البرامج المحاسبية الحديثة بإنشاء شجرة حسابات متعددة الأبعاد تتيح للمحاسبين تتبع العمليات المالية من منظورات متعددة، مما يوفر تحليلات مالية أكثر تعقيداً ودقة. من ضمن هذه البرامج المحاسبية:
- QuickBooks
- برنامج مايكروسوفت للأعمال المحاسبية الصغيرة.
- برنامج مايوب.
- كويك بوكس.
- برنامج Simply Accounting.
والآن قد عرضنا الدور الكبير الذي تلعبه شجرة الحسابات في نجاح أي شركة أعمال، لمعرفة المزيد، قم بالتواصل مع شركة AHG، أفضل محاسب قانوني في مصر.