قيد المرتبات
ما هو قيد المرتبات؟
قيد المرتبات هو مجموعة القيود المحاسبية التي تهدف إلى معالجة وحساب المعاملات المالية ذات الصلة برواتب وأجور الموظفين والعمال في المؤسسة، وبالتالي إعداد قوائم مالية دقيقة يتم على أساسها اتخاذ قرار مالي سليم.
بالإضافة إلى ذلك، فإن قيد المرتبات والأجور هو قيم يسجلها دفتر الأستاذ العام لمتابعة أجور العاملين. فيتناول القيد التعويضات التي تقدمها الشركة إلى الموظفين بناءً على المهام والمسؤوليات التي يتحملونها خلال العمل. لأهمية هذه القيود، ترحل الأرصدة المسجلة لتصبح جزءًا من القوائم المالية.
يعتمد قيد الرواتب على التسجيل المزدوج، فكل قيد مرتبط بقيد آخر على الطرف الآخر مساوي في القيمة. فدخول مبالغ مالية إلى أحد حسابات شركتك يعني خصم مبالغ مالية من حسابات أخرى. بتطبيق هذا المبدأ عند صرف الرواتب، حساب النفقات سيتم اعتباره طرف مدين لأنه حساب يزيد قيمته بإجراء خصومات من الحسابات الأخرى، بينما يصبح الدائن حساب الالتزامات.
كيف يتم عمل قيد المرتبات؟
تتم عملية قيد المرتبات على النحو التالي:
قيد الاستحقاق
قيد الاستحقاق هو من أهم قيود محاسبة الرواتب؛ لأنه يتضمن كافة المستحقات المالية بعيدًا عن الخصومات المالية المستحقة ويتم تنفيذها على الرواتب غير المدفوعة، وفي الخطوات التالية لمعالجة الأجور، تحل محل قيد الاستحقاق القيود الأولية.
يصبح هذا القيد قابل للحذف، في حال كانت المميزات المستحقة غير مادية، وقد تدون الأجور الإضافية في قيد آخر “قيد الإضافي”
قيد الاستقطاع
وبخصوص قيد الاستقطاع، يتم تطبيق كافة الاستقطاعات من خصومات، وحالات إقراض، ونحوه على الرواتب الأساسية.
قيد الصرف
تنتهي عملية المعالجة المحاسبية للرواتب من خلال قيد الصرف، الذي يوضح إجمالي صافي الرواتب المستحقة؛ من أجل سدادها.
كيف تتم معالجة قيد المرتبات مع السلف؟
يوجد نوعان من السلف؛ إما أنها سلفة مستديمة أو مؤقتة. فإذا كانت السلفة مؤقتة، فتخصم من مرتب الشهر الحالي، فهي مبالغ مؤقتة يتم تسويتها مع نهاية الفترة المحاسبية الحالية (الشهر). يفضل فتح حساب منفصل باسم حساب سُلف مؤقتة ليندرج تحت حساب ذمم الموظفين.
أما إذا كانت السلفة مستديمة، فهي مبالغ كبيرة تحتاج إلى خصمها في شكل دفعات على عدد من شهور السنة. في هذه الحالة، يتم تحميلها مباشرة على حساب ذمم كل موظف.
قيد المرتبات مع التأمينات الاجتماعية
تنقسم التأمينات الاجتماعية إلى حصتين، حصة تدفعها الشركة وحصة أخرى تستقطع من راتب الموظف. يتعامل قيد المرتبات مع حصة الموظف من التأمينات الاجتماعية كما يتعامل مع السلف. فتكون معالجته من خلال خطوتين، الخطوة الأولى تسجيلها ضمن قيد الاستقطاعات والخطوة الثانية تتضمن تسجيل الناتج عن خصم التأمين الاجتماعي في قيد الصرف.
ما الفرق بين الأجور والرواتب المستحقة؟
أما الراتب هو المبلغ الذي الأجر هو المبلغ الذي يستلمه العاملون في مؤسسة أو منشأة بشكل مؤقت، فيستلم أجره غالبًا باليوم لذا يعد الأجر هو إجمالي اليوميات المستحقة.
يستلمه الموظفون نتيجة تعيينهم بشكل دائم، ويحسب على أساس شهري.
كيف تساعد البرامج المحاسبية الحديثة في عملية حساب قيد المرتبات؟
تساعد البرامج المحاسبية الحديثة في عملية حساب قيد المرتبات من خلال تسجيل رواتب الموظفين ومتابعة الحضور والغياب كما أنها تحفظ أية سلف استلمها الموظف وتسجل التأمينات الاجتماعية المستحقة أولٍ بأول. لذا عند تسجيل قيد المرتبات ينشئها النظام بتلقائية بناءً على البيانات المسجلة مسبقًا على النظام.
لإعداد هذه القيود بشكل دقيق ومنتظم، عليك أن تتبع الخطوات التالية:
- قم بتقسيم قوائم الموظفين إلى عدة تصنيفات تشمل: الإدارات، والوظائف، والشرائح، وورديات العمل.
- قم بإضافة مفردات الراتب لكل موظف.
- قم بجمع بيانات الحضور والانصراف للموظفين وتسجيلها آليًا عن طريق برنامج محاسبي أو يدويًا.
- قم بتحديد أي مصدر آخر قد يؤثر على قيمة الراتب مثل: السلفة والتأمينات وخصومات الرواتب بسبب الغياب أو التأخير أو غير ذلك
- ابدأ بمعالجة قيود الرواتب والأجور كقيد الاستحقاق الذي يتم من خلاله إثبات استحقاق الموظف لمصروف الراتب، وقيد الاستقطاع الذي يتم من خلاله معالجة السلفة والتأمينات وغير ذلك.
تعد قيد المرتبات أحد أهم القيود المحاسبية لأنها تتعامل مع رواتب الموظفين، المحرِّك الأساسي لأي عمل. فصرف الرواتب يحتاج إلى أخذ جميع الإضافات والاستقطاعات في الاعتبار لتعيين المبلغ الذي ينبغي صرفه إلى كل موظف. البرامج المحاسبية تجعل تسجيل هذه القيود أسهل، رغم هذا فهم أنواع قيد المرتبات المختلفة يدعمك، فتدخل البيانات المالية عن دراية وفهم، فتحقق أهدافك المحاسبية بطريقة أسرع وأدق.
لمعرفة المزيد عن قيد المرتبات، يمكنك التواصل مع مكتب AHG Chartered Accountants، أفضل مكتب محاسبة ومراجعة في مصر.
